Controllo di un progetto: come evidenziare e correggere le deviazioni

Considerata come una delle attività più spinose e meno affascinanti nell’ambito del project management, in realtà il controllo dei progetti rappresenta uno step fondamentale e di vitale importanza affinché gli obiettivi prefissati siano centrati in pieno.

Lo scopo principale del monitoraggio e controllo di un progetto è quello di prendere nota di eventuali deviazioni rispetto al project plan iniziale, in modo da individuare rapidamente possibili azioni correttive che possano salvaguardare la fattibilità del progetto stesso.

Per poter ambire a ciò, molto spesso le attività vengono necessariamente ripianificate e riprogettate, non senza soffermarsi prima attentamente sulle cause che hanno condotto ad eventuali scostamenti.

Questo tipo di attività deve essere svolta attraverso l’ausilio di appositi timesheet in cui la risorsa deve ciclicamente indicare:

• Il tempo speso sulle attività assegnate;
• Eventuali costi sostenuti;
• La percentuale di completamento associata alla corrispondente attività.

Il Project Manager ha il compito di verificare correttezza e veridicità di tali informazioni, e potrà stilare un calendario per programmare dei controlli a campione.

La frequenza dei controlli è un parametro fondamentale che deve essere definito a priori già all’interno del Piano di Comunicazione del progetto: molto spesso una raccolta troppo frequente non solo porta a dati sfalsati e non attendibili ma rischia di affossare e rallentare l’espletamento delle varie attività; di contro, un controllo troppo sporadico può inficiare la riuscita del progetto.

L’attività di controllo deve essere considerata come un’attività di enorme responsabilità in grado di anticipare eventuali momenti di crisi, al fine di poter introdurre tempestivamente le dovute misure correttive.

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