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Come identificare il contesto dell’organizzazione nella ISO 9001:2015

Contesto dell'organizzazione nella ISO 9001

Il contesto dell’organizzazione è un nuovo requisito della ISO 9001, che stabilisce come un’organizzazione deve considerare sia i problemi interni che quelli esterni che possono influire sugli obiettivi strategici e sulla pianificazione dell’SGQ.

 

Rappresenta un cambiamento notevole del concetto e dell’applicazione del punto 4, cosa richiede in effetti questo punto?

 

Il punto 4 della ISO 9001:2015

Contesto dell’organizzazione richiede che l’organizzazione valuti se stessa e il proprio contesto. Ciò significa che dovrai definire le influenze di vari elementi e come esse si riflettono su SGQ, cultura aziendale, obiettivi e finalità, complessità dei prodotti, flusso dei processi e delle informazioni, dimensioni dell’organizzazione, mercati, clienti, ecc. È anche uno strumento per individuare rischi e opportunità relativi al contesto di business.

 

Da dove cominciare?

Anche se la norma non indica il metodo per determinare il contesto dell’organizzazione, esistono alcune fasi e tappe intermedie logiche.

Primo, determinare quali dei nuovi requisiti sono già soddisfatti nella documentazione esistente, perché alcuni requisiti relativi al Manuale della Qualità nella ISO 9001:2008 sono ora spostati in questo nuovo punto.

Se è già implementata la ISO 9001:2008, allora probabilmente è già definito il campo di applicazione dell’SGQ nel Manuale della Qualità, nonché la sequenza dei processi e le loro interazioni, sia sotto forma di testo o di diagramma di flusso. Se si sta implementando la norma ex novo, allora bisognerà determinare il campo di applicazione dell’SGQ e identificare i processi e le loro interazioni.

Una volta definito il campo di applicazione dell’SGQ, assieme alle esclusioni, e i processi e le loro relazioni sono individuati, devono essere eseguite le fasi seguenti:

iso 9001 sequenza di processi

Cosa sono i problemi interni ed esterni?

Questo requisito del punto 4 può sembrare troppo generale e c’è il rischio di definire i problemi interni ed esterni in modo eccessivamente ampio. Per soddisfare questo punto, ci si dovrebbe concentrare solo sui problemi che possono influire sulla soddisfazione del cliente e sulla fornitura di prodotti e/o servizi di qualità.

Il contesto interno di un’organizzazione è l’ambiente in cui essa mira a raggiungere i suoi obiettivi. Il contesto interno può includere il suo approccio alla governance, i suoi rapporti contrattuali con i clienti e le sue parti interessate. Gli aspetti di cui è necessario tenere conto sono quelli inerenti la cultura, le convinzioni, i valori o i principi all’interno dell’organizzazione, nonché la complessità dei processi e la struttura organizzativa.

 

Per determinare il contesto esterno, bisogna prendere in considerazione i problemi derivanti dall’ambiente sociale, tecnologico, ecologico, etico, politico, giuridico ed economico. Alcuni esempi di contesto esterno possono essere:

  • Norme statali e modifiche alla legislazione vigente;
  • Variazioni economiche nel mercato dell’organizzazione;
  • La concorrenza dell’organizzazione;
  • Eventi che possono influire sull’immagine aziendale;
  • Cambiamenti tecnologici.

La sistematizzazione di tutte queste informazioni può essere molto preziosa dal punto di vista dell’organizzazione.

 

La Reputation Aziendale

Il requisito dell’identificazione delle parti interessate che comprendono i clienti diretti, i clienti finali, fornitori e partner, enti normativi e altri. Gli altri possono includere persone all’interno dell’organizzazione, titolari/azionisti e anche la società. Tali parti aggiungono valore all’organizzazione o subiscono gli effetti delle attività all’interno dell’organizzazione. Identificare e soddisfare i loro bisogni è importante per implementare un sistema di gestione della qualità efficiente ed efficace. Il loro feedback può davvero aiutare a determinare cosa può essere migliorato nella propria organizzazione e come.

Una volta raccolte tutte queste informazioni, esse devono essere documentate; la norma è piuttosto esplicita in merito. Ma dove devono essere documentate? La prima scelta è creare un nuovo documento, e questo documento sarà qualcosa che l’organismo di certificazione richiederà al posto del Manuale della Qualità prima della verifica. La seconda scelta è includere questi nuovi requisiti nel Manuale della Qualità esistente. Ciò può essere molto pratico, dato che il Manuale della Qualità contiene alcuni dei vecchi requisiti, quindi bisognerà aggiungere solo la parte relativa ai problemi interni ed esterni e alle parti interessate. Un altro vantaggio di questo approccio è che tutti conoscono già il Manuale della Qualità, quindi non ci saranno grosse variazioni nella struttura della documentazione; inoltre, i revisori della certificazione potrebbero continuare a chiederlo per abitudine.

 

Il Riesame Regolare della Direzione

Ultimo, ma non per importanza, è il riesame regolare della direzione, necessario per monitorare i problemi interni o esterni dell’organizzazione. Una volta compreso il contesto interno, la direzione può condurre un’analisi esterna usando le metodologie “PEST” (Politica, Economica, Sociale, Tecnologica) e “SWOT” (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) e trarre un reale vantaggio da questo nuovo requisito, invece di limitarsi a soddisfarlo formalmente. Le informazioni raccolte attraverso la definizione del contesto possono essere molto utili per identificare gli spazi per il miglioramento. Conoscere il contesto della propria organizzazione e le opinioni delle parti interessate può aiutare a migliorare l’intera organizzazione.

 

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