Disposizioni per la transizione alle norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

Dal 15 settembre 2015 sono disponibili le nuove edizioni delle norme ISO 9001 e 14001 ed è in corso il relativo periodo di transizione (3 anni) che terminerà il 15 settembre 2018, data entro la quale i Certificati 9001 edizione 2008 e 14001 edizione 2004 devono essere riemessi con riferimento alle nuove edizioni.

Nei 3 anni del periodo di transizione sono valide le certificazioni emesse con riferimento sia alla ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 sia alle nuove edizioni 2015 delle 2 norme.

La data di scadenza dei Certificati ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 emessi durante il periodo di transizione corrisponde alla fine del periodo di transizione di tre anni (15 settembre 2018).

Dal 15 marzo 2018 tutte le visite (iniziali, mantenimento, riesame triennale) dovranno essere condotte con riferimento alle nuove edizioni, fermo restando che in caso di esito negativo della transizione in mantenimento e riesame, sarà possibile confermare la certificazione rispetto alle edizioni precedenti (ovviamente se ne è accertata la conformità).

Elenchiamo le fasi del processo di certificazione che rilevano per la transizione.

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Quando effettuare la transizione:

• In occasione della visita di mantenimento annuale;
• In occasione della visita di riesame triennale;
• In occasione di una visita ad hoc;

Durata della visita di transizione e verifica documentale pre-transizione:

• Per quantificare la durata della visita è necessario che l'Autovalutazione venga compilata in modo completo e esaustivo;
• Mantenimento annuale: viene aggiunto il 20% dei tempi di visita ai giorni/uomo già previsti dal vigente contratto, con un minimo di 0,5 giorno/uomo; la conferma o meno della durata della visita di transizione verrà stabilita dopo l'esame dell'Autovalutazione.
• Riesame triennale: dopo l'esame dell'Autovalutazione verrà decisa la conferma dei giorni/uomo per il riesame triennale oppure un aumento della durata della visita.
• Specifica visita: la durata verrà decisa dopo l'esame dell'Autovalutazione.
• Eventuali carenze/osservazioni che dovessero emergere a seguito dell'esame dell'Autovalutazione, se non risolte prima, verranno registrate e gestite nel Rapporto di visita.

Modifiche contrattuali

• Mantenimento annuale: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.
• Riesame triennale: nuova proposta di contratto per l'intero triennio.
• Specifica visita: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.

Piano di visita:

Il Piano di visita riguarderà, indipendentemente dal tipo di visita, l’intero Sistema; nel caso di transizione in occasione della visita di mantenimento annuale, i requisiti non campionati per tale visita rispetto al precedente modello normativo, saranno verificati limitatamente alle novità introdotte. Analogamente per tutti i requisiti verificati in occasione di una specifica visita.

Svolgimento della visita e delibera:

• Lo svolgimento della visita e la gestione delle eventuali carenze non subiscono variazioni rispetto alle 'normali' visite.
• Il Gruppo di valutazione esprime nel Rapporto un giudizio sulla transizione, sia relativamente alle informazioni documentate ("Conformità della documentazione") sia nel complesso ("Conclusioni")
• Dopo la chiusura positiva del Rapporto di visita, verrà attivato il processo di delibera e, se anche questo è positivo, verrà revisionato il Certificato con riferimento alla nuova edizione.

Esito della visita di transizione. Si potranno presentare le seguenti situazioni:

• Esito positivo: solo Rilievi e/o Raccomandazioni. In tale caso il Gruppo di valutazione compilerà la sezione del Rapporto di visita "Conclusioni" proponendo il rilascio della certificazione secondo la nuova norma.
• Esito negativo: presenza di almeno una Non Conformità maggiore (ascrivibile a nuovi requisiti normativi). In questo caso il Gruppo di valutazione potrà effettuare una visita supplementare al fine di verificare la chiusura delle Non conformità.

Il Gruppo dovrà anche dare evidenza, compilando il campo del Rapporto di visita "Conclusioni", di aver verificato con esito positivo la conformità del Sistema ai requisiti della precedente edizione della norma, al fine di garantire, in caso di esito negativo della visita supplementare, la validità della certificazione del Sistema in accordo alla vecchia edizione della norma. A seguito dell’esito positivo della visita supplementare, il Gruppo potrà proporre l’organizzazione per la transizione.

In caso di esito negativo della visita supplementare, si procederà con una visita finalizzata a accertare il mantenimento della conformità alla precedente norma.

• Interruzione: qualora la gravità delle carenze riscontrate non consentisse di valutare tutti gli elementi del cambiamento, il Responsabile del Gruppo di valutazione e l’ente certificatore valuteranno se continuare la visita, verificando il Sistema in conformità alla precedente edizione della norma, oppure se rimandare a data da definire.

Cosa succede se non viene completata la transizione:

• Se le organizzazioni non terminano l’iter di transizione entro i tempi stabiliti, i relativi Certificati ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 verranno ritirati, essendo venuti meno i presupposti di validità.
• Se la transizione verrà effettuata entro 90 giorni dalla data di scadenza, la medesima transizione verrà attuata con una visita di rinnovo; viceversa dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione (stage 1 e visita iniziale).