Scorta di sicurezza: formula, calcolo ed esempio

Quanta merce bisogna tenere in più per evitare di rimanere senza prodotto? La domanda sembra semplice, ma una risposta del tipo "teniamo sempre un 10% in più" può produrre due risultati opposti: immobilizzare capitale inutilmente oppure lasciare comunque il magazzino scoperto quando la domanda aumenta o un fornitore ritarda.

La scorta di sicurezza e la sua formula servono proprio a gestire questa incertezza. Il principio è mantenere una quantità aggiuntiva di stock che protegga l'azienda dalle variazioni non previste della domanda e dei tempi di approvvigionamento, senza trasformare il magazzino in un accumulo permanente di prodotti.

Non esiste però una sola formula corretta per ogni situazione. Il calcolo cambia in base ai dati disponibili, alla stabilità della domanda, alla variabilità del lead time e soprattutto al livello di servizio che l'azienda vuole garantire.

Cos'è la scorta di sicurezza

La scorta di sicurezza, o safety stock, è la quantità di inventario mantenuta oltre allo stock normalmente necessario per coprire la domanda prevista.

L'ASCM la definisce come una riserva utilizzata per proteggere la supply chain dagli errori previsionali e dalle fluttuazioni della domanda, riducendo il rischio di stockout.

Immaginiamo un prodotto che vende mediamente 100 unità al giorno e richiede quattro giorni per essere riapprovvigionato. In condizioni perfettamente prevedibili sarebbero sufficienti 400 unità per coprire il periodo di approvvigionamento.

Il problema è che le condizioni reali difficilmente sono perfette. La domanda potrebbe salire a 120 unità al giorno oppure il fornitore potrebbe consegnare dopo cinque giorni anziché quattro. La scorta di sicurezza serve a creare un margine contro questi scostamenti.

Scorta di sicurezza: la formula statistica

Quando il lead time è relativamente stabile e l'incertezza riguarda principalmente la domanda, una delle formule più utilizzate è:

Scorta di sicurezza = Z × σLT

dove:

• Z è il fattore associato al livello di servizio desiderato;
• σLT rappresenta la deviazione standard della domanda durante il lead time.

Se disponiamo invece della deviazione standard della domanda giornaliera e il lead time è espresso in giorni, il calcolo può essere scritto come:

Scorta di sicurezza = Z × σd × √LT

dove σd è la deviazione standard della domanda giornaliera e LT è il lead time medio.

La formula rende evidente un aspetto importante: la scorta di sicurezza non dipende soltanto da quanto si vende, ma da quanto la domanda tende a oscillare rispetto alla media.

Cosa significa il valore Z

Il fattore Z traduce in termini statistici il livello di servizio che l'organizzazione vuole ottenere.

Alcuni valori indicativi sono:

• 90% di livello di servizio: Z ≈ 1,28;
• 95%: Z ≈ 1,65;
• 98%: Z ≈ 2,05;
• 99%: Z ≈ 2,33.

Questi valori sono utilizzati anche nei sistemi di inventory optimization di Oracle.

Aumentare il livello di servizio significa quindi aumentare la protezione contro gli stockout, ma anche mantenere più capitale immobilizzato nelle scorte. Puntare indiscriminatamente al 99% per ogni SKU può essere economicamente poco sensato.

Un prodotto ad alto margine, difficile da sostituire e molto importante per il cliente potrebbe richiedere un livello di servizio elevato. Per un articolo marginale o facilmente sostituibile l'azienda potrebbe accettare un rischio maggiore di indisponibilità.

Un esempio pratico di calcolo

Supponiamo di avere questi dati:

• domanda media: 100 unità al giorno;
• deviazione standard della domanda giornaliera: 20 unità;
• lead time medio: 4 giorni;
• livello di servizio desiderato: 95%;
• Z: 1,65.

Applicando la formula:

Scorta di sicurezza = 1,65 × 20 × √4

Poiché √4 è uguale a 2:

Scorta di sicurezza = 1,65 × 20 × 2 = 66 unità

L'azienda dovrebbe quindi mantenere circa 66 unità aggiuntive per assorbire la normale variabilità osservata nella domanda, secondo le ipotesi utilizzate nel modello.

Scorta di sicurezza e punto di riordino

Calcolare il safety stock non significa ancora sapere quando effettuare un nuovo ordine.

Per questo entra in gioco il punto di riordino, o reorder point:

Punto di riordino = domanda media durante il lead time + scorta di sicurezza

Riprendiamo l'esempio precedente.

Con una domanda media di 100 unità al giorno e un lead time di quattro giorni, il consumo previsto durante l'attesa è:

100 × 4 = 400 unità

Aggiungendo le 66 unità di safety stock:

Punto di riordino = 400 + 66 = 466 unità

Quando la disponibilità scende intorno a 466 unità, il sistema dovrebbe quindi attivare il riapprovvigionamento, considerando naturalmente ordini già aperti e altre variabili del processo.

Se varia anche il lead time, la formula cambia

Finora abbiamo ipotizzato che il fornitore impieghi sempre quattro giorni. Nella realtà, anche il lead time può oscillare.

Quando sono variabili sia la domanda sia i tempi di approvvigionamento, il calcolo deve tenerne conto. Una formula utilizzata nei modelli di inventory management è:

SS = Z × √[(LT × σd²) + (D² × σLT²)]

dove:

• D è la domanda media;
• LT è il lead time medio;
• σd è la deviazione standard della domanda;
• σLT è la deviazione standard del lead time;
• Z è il fattore legato al livello di servizio.

Una formulazione di questo tipo viene utilizzata anche nella documentazione tecnica di Oracle e nei materiali dedicati alla gestione delle scorte del MIT.

Il vantaggio è evidente: anziché proteggersi soltanto dalle oscillazioni delle vendite, il modello considera anche l'affidabilità dei fornitori e del processo di replenishment.

La formula media-massima: più semplice, ma meno precisa

Quando non sono disponibili dati statistici sufficienti, viene talvolta utilizzata una formula più immediata:

Scorta di sicurezza = (utilizzo massimo × lead time massimo) − (utilizzo medio × lead time medio)

È il cosiddetto approccio average-max. IBM lo include tra i metodi utilizzabili per stimare le scorte di sicurezza, ricordando però che ogni formula presenta limiti differenti.

Il metodo è semplice da applicare perché usa dati facilmente comprensibili, ma può essere fortemente influenzato dai valori estremi. Un picco eccezionale di domanda o un singolo ritardo anomalo del fornitore possono gonfiare il risultato.

Per questo è importante capire cosa rappresentano i dati utilizzati e non trasformare automaticamente il massimo storico in una previsione del futuro.

Il problema della stagionalità

C'è poi una situazione nella quale persino una formula statisticamente corretta può dare un risultato poco utile: quando la domanda ha una forte stagionalità.

Se un prodotto vende normalmente 1.000 pezzi al mese ma raggiunge 5.000 unità nel periodo natalizio, trattare il picco come semplice variabilità può portare a una scorta di sicurezza eccessiva durante il resto dell'anno.

In questi casi bisogna distinguere ciò che è prevedibile da ciò che è realmente incerto.

La stagionalità dovrebbe entrare nella previsione della domanda. La safety stock dovrebbe invece proteggere principalmente dall'errore residuo della previsione e dagli eventi che non è possibile anticipare con sufficiente precisione.

Più scorte non significa necessariamente più sicurezza

Un magazzino molto pieno può ridurre alcuni stockout, ma genera altri problemi: capitale immobilizzato, maggiori costi di stoccaggio, rischio di obsolescenza e, per alcune categorie merceologiche, scadenze e deterioramento.

Il compito della gestione delle scorte non è quindi massimizzare il safety stock. È trovare un equilibrio tra livello di servizio e costo dell'inventario.

La quantità corretta può inoltre cambiare nel tempo. Nuovi fornitori, variazioni della domanda, promozioni commerciali o modifiche nei tempi di trasporto possono rendere rapidamente superato un valore calcolato mesi prima.

La formula è solo una parte del lavoro sulla Supply Chain

La formula della scorta di sicurezza consente di trasformare l'incertezza in una quantità misurabile, ma la qualità del risultato dipende dai dati e dalle decisioni che stanno dietro al calcolo.

Chi gestisce una supply chain deve capire quali prodotti meritano livelli di servizio più elevati, quanto sono affidabili i fornitori, come varia la domanda e quali costi derivano dall'accumulo di inventario. La stessa formula può quindi portare a decisioni differenti in due aziende che vendono prodotti simili.

Inventory management, pianificazione, procurement e gestione dei flussi sono tra le aree approfondite nel Master in Supply Chain Management di Alma Laboris Business School, con un'impostazione orientata ai processi e alle decisioni operative della filiera.

La domanda finale, in fondo, non è quanta merce possiamo mettere in magazzino. È quanta ne serve per garantire il servizio desiderato senza pagare inutilmente il costo dell'incertezza.

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