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Organizzare un Ufficio dedicato al Commercio Estero

Organizzare un Ufficio dedicato al Commercio Estero

Deve essere considerato un vero e proprio investimento, sia economicamente sia per le risorse umane impegnate, che dà ritorni, di solito, solo dopo 2 o 3 anni dalla fase di avvio. Sarebbe quindi un errore considerare l’approccio strutturato ai mercati internazionali come una veloce e sicura opportunità per generare flussi positivi di cassa.

Il processo di internazionalizzazione dell’azienda

Intraprendere un’attività di esportazione e/o di importazione, senza aver compiuto approfondite verifiche della realtà attuale dell'azienda, e senza aver pianificato le possibili future nuove attività, presenta due tipi di rischi.

  • Mancanza di consolidati equilibri interni: l’azienda lancia su nuovi mercati, insieme al prodotto, anche inefficienze e disservizi che i nuovi clienti non sono disponibili a tollerare;
  • Assenza di pianificazione: la struttura aziendale (anche se solida ed equilibrata) che non ha programmato gli effetti e i sovraccarichi legati alle nuove attività di export, rischia di avere ricadute negative anche sulle posizioni faticosamente acquisite nel mercato nazionale.

Qualsiasi politica aziendale di internazionalizzazione deve inoltre poggiare su:

  • Una serie di informazioni veritiere sui mercati obiettivo, sia in termini macroeconomici che per quanto attiene alle indagini di settore;
  • Adeguate competenze tecnico-operative;
  • L’adozione di una mentalità condivisa all’interno dell’azienda che è quella, per l'appunto, "internazionale".

Un Ufficio dedicato al Commercio Estero

In linea generale le azioni vanno concentrate su pochi mercati. Ma come dare all’ufficio estero un nuovo modello di organizzazione e rendere più efficienti le azioni di gestione della documentazione e dell’attività di vendita o di acquisto?

  • Il primo passo è la gestione delle informazioni relative ai mercati esteri presenti e futuri. Le informazioni, ricavate dal web, dalle missioni, dalle fiere, dai documenti recuperabili presso organismi, enti ed istituzioni devono essere utilizzate da tutto l’ufficio estero secondo una procedura guida. In questo modo si costruirà un archivio, diviso per Paese, all’interno del quale le informazioni dovranno continuamente essere aggiornate.
  • Il secondo punto riguarda l’archivio clienti che va riorganizzato seguendo il binomio contatto/paese di riferimento in modo da avere sempre a portata di mano tutti i contatti.
  • Una valida organizzazione non può infine trascurare la formazione e l’aggiornamento delle risorse umane, il vero capitale aziendale, e puntare quindi su professionisti del settore Export.

Le risorse umane impiegate dovrebbero possedere capacità tecniche e manageriali: tutti gli addetti dell’ufficio estero devono conoscere le norme e le procedure del commercio estero per sapere come muoversi in un ambito internazionale secondo le informazioni precedentemente raccolte, archiviate e utilizzate al momento opportuno.

Un sottile filo di continuità dovrebbe unire tutte queste risorse: una trasversale competenza di marketing internazionale. Chi segue le ricerche di mercato ed individua nuovi potenziali clienti non deve prescindere dalla conoscenza di elementi di contrattualistica piuttosto che di trasporti e pagamenti internazionali.

A questo proposito Alma Laboris consiglia il Master di Alta Formazione in “Export Management: Commercio Internazionale e Nuovi Mercati”, che ha lo scopo specifico di fornire le conoscenze adeguate ai futuri professionisti dell’Export Management.

Le fasi di verifica di un ufficio estero

Dopo aver scelto i Paesi sui quali concentrare l’interesse, bisogna capire il ruolo del settore merceologico della propria azienda negli scambi internazionali. Analizzare se l’attuale presenza all'estero va mantenuta o modificata e se i partner attuali sono all’altezza della situazione.

A livello organizzativo, si verificano gli assetti interni aziendali nelle aree di programmazione, organizzazione e controllo dell'attività export‑import.

In ogni caso, l’analisi di un ufficio per il commercio estero, deve accertare che la struttura:

  • Sia capace di rispondere alle diverse esigenze del mercato di riferimento, sapendo che quello che si può fare in un mercato non sempre è replicabile altrove e quindi l’ufficio estero deve trovare nuove strategie;
  • Disponga di efficienti tecniche di rilevazione e intelligence nei vari Paesi che garantiscano informazioni attendibili e tempestive all’imprenditore o all’Export Manager;
  • Possa contare sul supporto di un controllo di gestione specifico per l’export capace di elaborare attente analisi statistiche delle azioni svolte in modo da prevedere azioni di miglioramento, monitoraggio ed implementazione;
  • Abbia a disposizione risorse umane che generino idee, documentazione e azioni in grado di dare risposte alle nuove esigenze;

Condivida una buona integrazione con le diverse aree e funzioni aziendali per portare a termine le varianti suggerite.

 

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