Deducibilità fiscale del welfare aziendale: regole e limiti

Definire un servizio come welfare aziendale non determina automaticamente la deduzione integrale del relativo costo. Il trattamento fiscale dipende dalla tipologia del beneficio, dalla fonte che ne prevede l’erogazione e dal modo in cui il piano viene formalizzato. Per comprendere la deducibilità fiscale del welfare aziendale bisogna inoltre separare due prospettive: l’eventuale esclusione del beneficio dal reddito del dipendente e la deduzione del costo dal reddito d’impresa del datore di lavoro.

Le due agevolazioni possono coesistere, ma rispondono a disposizioni e condizioni differenti.

Deducibilità e non imponibilità non sono sinonimi

La non imponibilità riguarda il dipendente. Se il bene o il servizio rispetta le condizioni dell’articolo 51 del TUIR, il relativo valore può essere escluso dal reddito di lavoro e non subire l’ordinaria imposizione fiscale e contributiva.

La deducibilità riguarda invece l’impresa. Stabilisce in quale misura il costo sostenuto per finanziare il piano possa ridurre il reddito imponibile dell’attività.

Un piano deve quindi essere analizzato attraverso due domande:

• il beneficio forma reddito per il lavoratore?
• il costo è deducibile integralmente o entro un limite?

Rispondere correttamente alla prima domanda non permette di dare automaticamente una risposta anche alla seconda.

Quando il welfare è integralmente deducibile

Le spese sostenute per il personale sono generalmente disciplinate dall’articolo 95 del TUIR.

Quando l’erogazione del welfare deriva da un obbligo previsto da un contratto collettivo, da un accordo o da un regolamento aziendale che configura un vero impegno negoziale, i costi possono essere integralmente deducibili dal reddito d’impresa.

Il regolamento non deve quindi rappresentare una semplice dichiarazione d’intenti. Deve definire un obbligo effettivo dell’azienda verso i dipendenti individuati dal piano.

Un documento adeguato dovrebbe specificare:

• destinatari o categorie coinvolte;
• servizi riconosciuti;
• budget o criteri di determinazione;
• durata del piano;
• condizioni di accesso;
• modalità di utilizzo;
• responsabilità dell’impresa;
• eventuali cause di cessazione.

Il significato della deduzione integrale

La deduzione integrale non significa che l’azienda recuperi completamente la somma spesa. Il costo viene sottratto dai ricavi e dagli altri componenti positivi ai fini della determinazione del reddito imponibile.

Il vantaggio effettivo dipende quindi dal regime fiscale dell’impresa e dall’aliquota applicabile.

Non bisogna confondere:

• deduzione del costo;
• detrazione dall’imposta;
• esenzione per il dipendente;
• assenza di contribuzione;
• detraibilità dell’IVA.

La detraibilità dell’IVA, in particolare, deve essere valutata separatamente in base alla natura del servizio e alle regole applicabili all’operazione.

Il limite del 5 per mille

Quando opere e servizi di utilità sociale sono messi a disposizione volontariamente dal datore di lavoro, senza un obbligo derivante da contratto, accordo o regolamento vincolante, può trovare applicazione l’articolo 100 del TUIR.

La norma riguarda opere e servizi utilizzabili dalla generalità o da categorie di dipendenti e destinati a finalità di:

• educazione;
• istruzione;
• ricreazione;
• assistenza sociale;
• assistenza sanitaria;
• culto.

In questo caso, la deduzione è ammessa entro il limite del 5 per mille dell’ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente risultante dalla dichiarazione dei redditi.

Il limite non è pari al 5%: si tratta dello 0,5% del costo del personale considerato dalla disposizione.

Un esempio numerico

Consideriamo un’impresa che sostenga ogni anno 2 milioni di euro di spese per prestazioni di lavoro dipendente.

Se introduce volontariamente servizi ricreativi e assistenziali riconducibili all’articolo 100, il limite teorico di deducibilità sarà:

2.000.000 × 5‰ = 10.000 euro

Se l’azienda spende 18.000 euro, soltanto 10.000 potranno rientrare nella deduzione prevista dalla norma, ferma restando la corretta qualificazione delle prestazioni.

Se gli stessi servizi vengono riconosciuti attraverso un regolamento che configura un obbligo negoziale, la spesa può invece ricadere nella disciplina dell’articolo 95 e risultare integralmente deducibile.

Tabella di confronto

La tabella sintetizza la regola generale. Ogni beneficio deve però essere analizzato considerando la propria disciplina specifica.

Il ruolo del regolamento aziendale

Il regolamento è spesso utilizzato dalle imprese che desiderano introdurre unilateralmente il piano senza sottoscrivere un accordo sindacale.

Per sostenere la deduzione integrale, il documento deve far sorgere un obbligo nei confronti dei dipendenti e non limitarsi a descrivere una liberalità liberamente modificabile dopo la maturazione del diritto.

La circolare 5/E riconosce la rilevanza del regolamento aziendale quando esso configura l’adempimento di un obbligo negoziale.

È opportuno disciplinare con particolare attenzione:

• irrevocabilità dei diritti già maturati;
• modalità di modifica per i periodi futuri;
• trattamento delle assunzioni in corso d’anno;
• cessazione del rapporto;
• credito non utilizzato;
• familiari ammessi ai servizi.

I fringe benefit seguono regole differenti

Buoni acquisto, beni in natura e altri fringe benefit sono disciplinati da una soglia annuale di non imponibilità, soggetta anche alle eventuali deroghe previste per il singolo periodo d’imposta.

Il superamento della soglia può determinare l’imponibilità dell’intero valore per il lavoratore. Questo effetto non coincide con la deducibilità del costo per l’impresa.

Nel piano bisogna quindi mantenere distinti:

• fringe benefit;
• servizi di utilità sociale;
• rimborsi per istruzione e assistenza;
• contributi previdenziali;
• contributi sanitari;
• trasporto collettivo;
• buoni pasto.

Ogni categoria presenta limiti e modalità di erogazione specifici.

Generalità e categorie di dipendenti

Numerose esclusioni fiscali richiedono che i servizi siano riconosciuti alla generalità o a categorie omogenee di dipendenti.

Un piano destinato a singoli lavoratori individuati sulla base di valutazioni discrezionali può perdere il trattamento agevolato, anche quando il servizio rientra astrattamente tra quelli ammessi.

Le categorie devono essere costruite attraverso criteri oggettivi, verificabili e coerenti con le finalità del beneficio. Possono riguardare sede, funzione, turno, inquadramento o altre condizioni comuni.

La documentazione da conservare

Per sostenere il trattamento applicato, l’impresa dovrebbe conservare:

• contratto, accordo o regolamento;
• comunicazioni ai dipendenti;
• elenco dei destinatari;
• fatture dei fornitori;
• richieste di rimborso;
• documentazione delle spese;
• report della piattaforma;
• registrazioni contabili;
• informazioni trasmesse al payroll.

La documentazione deve permettere di ricostruire beneficiario, servizio, importo, data e norma fiscale applicata.

Gli errori che compromettono la deducibilità

Gli errori più frequenti comprendono:

• considerare integralmente deducibile qualsiasi piano;
• utilizzare un regolamento privo di efficacia vincolante;
• sostituire compensi ordinari con welfare;
• erogare denaro al posto del servizio;
• creare vantaggi individuali non giustificati;
• non distinguere le diverse categorie fiscali;
• conservare documentazione incompleta.

Formazione e progettazione del welfare

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La convenienza fiscale non dovrebbe essere l’unico obiettivo del piano. Un progetto sostenibile deve combinare correttezza tributaria, bisogni dei dipendenti e coerenza con la strategia organizzativa.